Все, кто добивались успеха в чём-нибудь, будь-то бизнес, карьера, спорт – они всегда планировали своё время, занятия, цели которые надо достигнуть. мы уже писали, а вот сейчас давайте просто ответим на вопрос — важно это или нет?

Базовое планирование очень важно для повышения вашей эффективности и производительности.

Существует такое интересное правило 6 «П», оно гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели . И соблюдение этих правил, сделает вам по-настоящему .

Конечно, оно не избавит вас от неудач, но их будет гораздо меньше, поверьте мне на слово!

Думать и планировать своё время всегда надо на бумаге. Как говорят многие – если цели нет на бумаге, то и существовать она не может. Если цели нет на бумаге, то она не существует.

Описание ваших задач и планов, вы должны воспринимать как карту вашего движении. Такая карта не собьёт вас с пути и по ней вы будете двигаться до финиша.

Очень интересную аналогию предлагает Питер Друкер в своей книге «Эффективный управляющий»:

Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время.

Уже доказано, что простая дневная работа, которая ведётся по чёткому плану, увеличивает общую производительность на двадцать пять процентов. Эксперты советуют, что любой вечер должен начинается с составления плана работ на следующий день и любой воскресный вечер, с планирования недельной работы (хотя бы общих целей). Далеко не нужно ходить — те же синоптики вещают нам погоду с вечера на следующий день.

Особенности планирования

Всегда работайте со своим списком дел в течении самого рабочего дня, потому что задания всегда могут появляться внезапно, так и уходить на второй план. Не следует вам за циклеваться на строгом выполнение дневного плана, потому что коррективы всегда могут вноситься.

Глобальные планы надо всегда выполнять, потому что на этом держится вся психология – достигнув глобальной цели, вы всегда получите дополнительную мотивацию и энтузиазм для дальнейшей работы.

Когда вы планируете свои дела, всегда на первое место ставьте самые сложные и важные задачи, а потом постепенно переходите к более лёгким.

Сложные цели или задачи, делим на более мелки, тем самым мы более отчётливо будем видеть горизонт наших дел и благодаря этому, достигнуть цели будет легче.

«Шесть П » — это правило для профессионального и личного успеха. Вот ее формулировка: «Процесс предварительного планирования предопределяет продуктивный подход».

Предварительное планирование имеет 7 преимуществ.

1. В процессе планирования вы непременно будете продумывать все до мельчайших подробностей, что, безусловно, поможет достичь успеха.

2. тщательное обдумывание будущих действий способствует их эффективному планированию, при этом экономя время усилия и деньги.

3. Хорошо выверенный и продуманный план поможет найти некие упущения и недочеты, что потом могут навредить вашему бизнесу. Спрашивайте себя «а что если…?». К примеру: «Что плохое может произойти, если я буду действовать тем или иным способом?».

4. Благодаря предварительному планированию можно заранее определить слабое звено в плане и подстраховаться. Вы обнаружите фатальную ошибку, что могла и дальше оставаться незамеченной и погубить всю вашу затею. Как раз для этого и нужно планирование.

5. При планировании выявляются потенциальные перспективы и сильные стороны, которые могут быть использованы в дальнейшем. Порой можно и вовсе не догадываться о сильных сторонах до того времени, пока не провести тщательное планирование.

6. Планирование может точно распределять время, финансы и средства на несколько главных целей. Не имея четкое фокусирование вряд ли возможно избежать разбрасывания и траты сил попусту с невпечатляющими результатами.

7. Планирование позволяет сэкономить много часов, месяцев и порой лет неудачных попыток, разочарования и уберечь потерю энергии.

Планирование это умение, дисциплина, а также способность и привычка. Следовательно, этому можно научиться и развить до высшей степени посредством многократных упражнений и практики. Причем обучиться этому умение достаточно легко, чем вам кажется.
Если говорить простым языком, то план это всего-навсего список всех действий необходимых для получения результата. Напишите на листе бумаги все, что, как вы считаете, поможет достичь цели. Когда у вас возникает новая мысль, то тотчас же запишите ее в список. Регулярно просматривайте его, добавляйте что-то новое и если надо, то корректируйте. Пусть этот список станет проектной схемой для строительства вашего «дома мечты» — достижения отличного результата.

Даже сам факт планирования способен повышать качество всего процесса достижения нужных целей. Хотите достичь успешного и яркого финиша? Тогда приложите все усилия и составьте план максимально тщательно и детально. Чем качественнее будет ваша работа, то тем больше возможностей и идей можно достичь.

Помните, что способность четко определять и формулировать свои желания, записывать их, составлять план и работать согласно ему является ключом к личной эффективности, росту и высшему темпу прогресса.

«Тайм-менеджмент».

Система эффективного управления временем.

Рабочая тетрадь

Москва, 2010 г

Тест Филипа Зимбардо.

1. Что такое время?

1.1. Что такое чувство времени?

1.2. Зачем нужно чувство времени?

1.3. Методы развития чувства времени.

1.4. Искажение чувства времени.

2. Что такое «Тайм-менеджмент»?

3. Целеполагание – основа тайм-менеджмента.

3.1. Принцип «ВОДКИ».

3.2. TOTE – модель.

4. Расстановка приоритетов.

4.1. Метод «АБВ».

4.2. Матрица Эйзенхауэра.

5. Управление временем.

5.1. Правило 6 «П».

5.2. Метод Франклина.

5.3. Метод «Альпы».

5.4. Простые способы управлять временем.

6. Похитители времени.

Вы говорите, время проходит?

Это ошибка. Время стоит. Проходите вы.

Народная мудрость

Выберете наиболее близкую для Вас «Временную зону»:

Зона 1: Я предпочитаю спокойную жизнь, свободную от излишнего напряжения. Я люблю работать в собственном темпе и занимаю расслабленную позицию по отношению к предельным (крайним) срокам. Я считаю, что если что-то не сделано точно в срок, то это не имеет особого значения. Я не особенно хорошо организован и редко вовремя прихожу на встречи.

Зона 2: Наибольшее удовольствие доставляет мне общение с друзьями. Я люблю ужинать в компании и посещать вечеринки . Я часто поступаю импульсивно и не всегда достаточно продумываю последствия своих поступков. Я скорее буду вести себя спонтанно, чем пытаться планировать каждую деталь жизни. Я предпочитаю работу, отличающуюся большим разнообразием, и ту, где можно быстро видеть результаты своего труда.

Зона 3: Я стараюсь тщательно организовать свою жизнь и предпочитаю заведенный порядок разнообразию. Я внимателен к своему питанию, регулярно выполняю физические упражнения, имею медицинскую страховку и застраховал свою жизнь. Я тщательно продумываю свои действия.

Зона 4: Я люблю работать в условиях сжатых конечных сроков и горжусь своей пунктуальностью. Обычно я хорошо организован и лучше всего работаю в напряженных условиях. Я согласен, что мне сложно расслабиться. Мне нравится решать задачи, содержащие вызов. Как правило, я прихожу на встречи вовремя и в последнюю минуту.

Что показал Ваш выбор:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Что такое время?

Каждый человек понимает время по-разному, поэтому у понятия «время» множество определений.

Задание №1: Дайте определение понятию времени, от лица представленных ниже персонажей:

Время

color:black">Время _____________________________________________________________________________________________________________

color:black">Время ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

color:black">Время ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

color:black">Время ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.1. Что такое чувство времени?

В самом деле, что такое чувство времени?

Это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «сколько времени займет выполнение определенных задач?», «Сколько ехать от дома до работы?», «Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос известен под термином «внутренние часы».

Чувство времени это:

___________________________________

Интересный факт:

… Чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагается чаще всего в области грудной клетки. У некоторых – в окрестностях сердца, у других ближе к животу…

1.2. Зачем нужно чувство времени?

Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкретно применимо оно, какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем:

1. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.3. Методы развития чувства времени

Итак, мы убедились, что чувство времени – важная составляющая повседневности. Но вот вопрос: важная-то она важная, а как мне эту составляющую заставить работать на себя? Есть ли упражнения, методики, позволяющие повысить точность моих внутренних часов? Упражнения не только есть – они просты в исполнении, и довольно быстро приносят реальные результаты.

Рассмотрим имеющиеся в нашем арсенале и доступные каждому упражнения для развития чувства времени.

Самое простое упражнение – калибровка.

Выполняется следующим образом:

Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Назначайте реальные сроки для выполнения!

Задание №2:

font-size:12.0pt;font-family: " times new roman>Нарисуйте в прямоугольнике как выглядят Ваши внутренние часы. Подумайте, сколько вам для этого необходимо времени. Напишите время, которое вы для себя установили, в верхнем правом углу. Постарайтесь уложиться в это время.

Помните!

Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Как упражнение, калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день.

Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности – хронометраж.

Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала – окончания, и кратко – название дела.

К примеру:

Время начала	Время окончания	Дело
10.07	10.50	Дорога на работу
10.55	11.44	Подготовка к встрече

Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага.

Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное – что сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время – а именно это нам и нужно.

Результаты хронометража следующие:

За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании времени. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно.

Задание №3:

Распишите подробно свой вчерашний рабочий день, используя хронометраж.

Время начала	Время окончания	Дело

А теперь посчитайте, сколько времени из 8 часов вы использовали впустую.

1.4. Искажение восприятия чувства времени.

Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим, или погружены в размышления (пребываем в раздумье).

Интересный феномен:

…Если человек находился в трансе около часа, и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5-10 минут...

Итог:

Таким образом, чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо зависит от рода деятельности. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.

Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе – это положительные результаты нашей работы. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.

2. Что такое Тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – искусство управления собственным временем. Это умение определять, что является главным, а что – второстепенным, к чему в первую очередь стоит приложить усилия, а что может и подождать. Если человек умеет управлять своим временем, торопиться ему не нужно – можно спокойно заниматься решением ключевых задач.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Целеполагание – основа тайм-менеджмента!

Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс,

ни один ветер не будет для меня попутным.
Луций Анней Сенека

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны точно знать, чего именно мы желаем. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса.

У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.

Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере? Не спешите сразу браться за глобальное - начните с того, что определите четыре главные ваши цели на этот год. Держите их на виду, помните о них, - и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения. Ставьте цели! Это верный путь к успеху.

3.1. Принцип «ВОДКИ»:

"Давайте будем реалистами и совершим невозможное" .

Че Гевара

Если хочешь, чтобы твои цели были воплощены в жизнь, сформулируй их так, чтобы они были:

· В _______________________________________________________________

· О _______________________________________________________________

· Д _______________________________________________________________

· К _______________________________________________________________

· И _______________________________________________________________

Если не будешь ставить перед собой дерзкие, казалось бы недостижимые, цели, и стараться их достичь, ты никогда не узнаешь, на что ты способен.

Стараясь достичь дерзких целей, ты растешь. По мере этого роста, перед тобой открываются новые возможности точно так же, как если бы ты поднимался в гору и перед тобой открывались новые горизонты. Открыв эти новые возможности, ты ставишь перед собой новые дерзкие цели. Таким образом, начав дерзкое движение, ты приводишь в движение мощный механизм собственного безостановочного и вдохновенного роста, раскрывая скрытые в тебе безграничные возможности.

Такой же эффект можно наблюдать и в бизнесе, если ставить перед компанией дерзкие цели и мобилизовывать людей на их достижение.

3.2. TOTE-МОДЕЛЬ

Аббревиатура, обозначающая последовательность операций:

Проверка (проба) - Действие - Проверка (проба)- Выход (Test - Operate - Test - Exit), которая описывает классическую цепь обратной связи, ведущего фактора любого поведения.

Модель ТОТЕ имеет следующие этапы:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________;

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________;

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________;

Задание №4:

Поставьте себе две цели, используя один из методов целепологания.

Метод «ВОДКИ»

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Модель - TOTE

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов имеет два аспекта:

Важность. Срочность.

1. Важность. Рассматривайте разные группы задач по очереди и соотносите их с вашей изначальной целью - увеличением прибыли, повышением удовлетворенности клиентов или чем-то еще. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. Пометьте каждую группу рабочих заданий буквами А, Б или В, где «А» означает, что дело имеет большое значение для достижения цели, а «В» указывает на то, что оно слабо связано с вашей главной целью.

2. Срочность. Срочные вопросы - это те, которые необходимо решить как можно быстрее. Расставляя приоритеты, вы должны отделить срочность от важности . Некоторые дела заслуживают лишь уровня значимости «В», так как не относятся непосредственно к вашей цели, но при этом вы знаете, что им нужно уделить внимание, и поскорее.

4.1. Метод «АБВ»

Можно расставить все группы задач в порядке приоритетности . Прежде всего, необходимо будет взяться за дела по-настоящему срочные , даже если они и не настолько важны. Затем идут все остальные дела в порядке значимости:

Срочные и важные. Срочные. Важные (А). Важные (Б). Важные (В).

Даже наименее значимые вопросы в свое время придется решить, потому что, в конечном счете, они станут срочными и поэтому переместятся в верхнюю часть списка - если вы не стали заниматься ими сразу же.

Каждую неделю располагайте в порядке значимости все текущие дела на эту неделю . Такая система не только будет напоминать вам о том, какие задачи являются для вас ключевыми и требующими особого внимания, но и гарантированно позволит своевременно обратить ваше внимание на те малозначимые дела, которые больше уже нельзя откладывать на потом.

Принимаемся за дело.

С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:

Пренебречь им. Поручить его другому. Перенести его на более поздний срок. Претворить его в жизнь.

Какой вариант выбрать?

1. Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не делайте его сейчас Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. Учитесь с первого взгляда распознавать дела, электронные послания и служебные записки, которыми можно будет пренебречь.

2. Поручить другому. Обязательно ли этим вопросом должны заниматься лично вы? Если нет, то это значит, что задачу, независимо от степени срочности, можно делегировать.

3. Перенести на более поздний срок. Суть в следующем: если работу должны выполнить лично вы, но не обязательно срочно, вы можете ее отложить. Единственное замечание - это опять же соотнесение временных рамок: не имеет смысла, к примеру, переносить десятидневную работу на конец этой недели в свете аврала , предстоящего на следующей неделе.

4. Претворить в жизнь. Все, что нельзя вычеркнуть, поручить другому или на время отложить, придется делать самому. Однако к тому времени, когда вы дойдете до конца этого сортировочного процесса, стопка заданий, которые вам необходимо претворить в жизнь лично, значительно сократиться.

4.2. Матрица Эйзенхауэра

Американский генерал Дуайт Эйзенхауэр предложил простое вспомогательное средство для определения того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

	СРОЧНЫЕ ДЕЛА		НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
В А Ж Н Ы Е	Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи		Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов
Н Е В А Ж Н Ы Е	Прерывания, перерывы Некоторые телеф. звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность		Рутинная работа Некоторые письма Некоторые телеф. звонки «Пожиратели» времени Развлечения

A. Важные и срочные . Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: “Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные”

Б. Важные и несрочные . Самые “обиженные”, наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В. Присмотритесь к своим делам А – может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками?

В. Неважные и срочные. Именно эти дела “прикидываются важными”, маскируясь под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела В создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.

Г. Неважные и несрочные, или Мусорная корзина . Эти дела нужно “финансировать по остаточному принципу”. Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.

5. Управление временем

…с 11.00 до 12.00 - совершить подвиг.
Из списка дел на день барона Мюнхгаузена

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

5.1. Правило 6 «П»

Правило «6П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач - это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели.

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений , где ключевая задача - дерево, а подзадачи для ее выполнения - ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

5.2. Метод Франклина

Франклин - один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.

Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Он разработал свою собственную систему хронометража, которая помогала ему эффективно использовать время.

Модель Франклина:

Для записей:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).

№ Пр. Статус Описание задачи

В таблице предусмотрены два специальных столбца - для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A », второстепенные - буквой «B » и маловажные - буквой «C ».

№ Пр. Статус Описание задачи Дописать статью Забрать куртку из химчистки Ответить на письма друзей

Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые - по той или иной причине - значком x (крестиком), желательно так же вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок "→ " (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.

Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:

№ Пр. Статус Описание задачи ∨ Закончить внесение изменений в программу → 18/03/1999 Дописать статью ∨ Поздравить приятеля с днём рождения ∨ Получить информацию о курсах вождения x (жена забрала) Забрать куртку из химчистки x (жена купила) Купить стиральный порошок и зубную пасту → 18/03/1999 Ответить на письма друзей

Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их на послезавтра (и на страничке за 18/03/1999 появились соответствующие записи).

Задание №5:

Составьте список задач на следующий день после тренинга.

№	Пр.	Статус	Описание задачи

5.3. Метод «Альпы»

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В - визиты, совещания;

Д - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности; подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные; перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Часы П - проект изучения рынка; В - Иванов (экспертная оценка) ПК – новый объект Ч - специальный журнал для менеджеров К - Сидоров (статистика сбыта) ПР - Васильев (письмо) Т - Шишкин (компьютерная программа) Т - Кошкин (нехватка персонала) Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) Итого 10,0

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Задание №6:

Придумайте свои сокращения, которые будет удобно использовать в вашей работе.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.4. Простые способы управлять временем!

Интересная информация

…Психологические исследования показывают, что максимальное количество пунктов, которые можно удержать в памяти, - семь (плюс или минус два)…

Кроме того, учтите такой факт: если вас прерывают в тот момент, когда вы пытаетесь что-либо запомнить, то, как следствие, вы начисто это забываете. Поэтому не ленитесь записывать свои планы. Поэтому:

1. Составляем список дел

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Справляемся с бумажной волокитой

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Делаем личные записи

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Похитители времени.

Похитители времени вовсе не вынашивают направленных на вас злобных и коварных планов. Скорее, наоборот. Они замечательно пользуются вашими добрыми отношениями. Вот их привычные отговорки.

"Мне очень жаль, что я опоздал". Врет. Если бы он действительно сожалел, то пришел бы вовремя. Или нашел бы способ предупредить об опоздании и перенести встречу.

"Я действительно хотел с тобой встретиться". Хотел бы - встретился бы. Будьте уверены, ваша встреча в списке его приоритетов стоит где-то между чисткой ботинок и прошлогодним снегом. Стоит ли тратить время на человека, который ценит вас настолько низко?

"Сейчас перезвоню". А зачем? Почему нельзя все решить сейчас? Если ему требовалось время на обдумывание, почему он не использовал его ДО звонка? Кстати, кое-кто после обнадеживающей фразы "сейчас перезвоню" так больше никогда и не перезванивает.

"Надеюсь, я не слишком поздно?". Это предположение звучит обычно тогда, когда уже настолько поздно, что просто нельзя это не отметить в разговоре.

"Я на минутку". Человек, говорящий "я на минутку", скорее всего, не умеет реально воспринимать время и измеряет его своими личными единицами. Так "пара минут" значит полчаса, а "десять" легко превращаются в час.

"Я был ужасно занят". Возможно. Но при чем тут ваша договоренность? Или выполняй обещанное, или отказывайся от обязательств.

Как с ними бороться?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание №6

Разделитесь на группы. Выделите 4 похитителя времени, которые вам постоянно мешают. Расскажите, как их можно нейтрализовать.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Острая нехватка времени – вот «диагноз», которым страдает современное общество в целом. Жизнь задает бешеный ритм, предоставляя массу возможностей. Вечно спеша по делам, держа в уме списки дел, немалое количество людей живет с чувством постоянной нехватки времени. Грамотное планирование – лучший способ эффективно провести каждую минуту рабочего времени. Именно поэтому управление временем для менеджеров не менее важно, чем планирование личных задач.

Основные принципы

Под понимают технологию организации времени и повышения эффективности его использования. Управление рабочим временем позволяет повысить продуктивность труда. Широко известное правило «шести П» гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Кайдзен

Еще одна распространенная стратегия, японская система , строится на 5 основных моментах:

• Аккуратность.
• Порядок.
• Чистота.
• Стандартизирование.
• Дисциплина.

Руководствуйтесь этими принципами при составлении своего плана работы. Не держите списки задач в голове – составляйте план в бумажном или электронном виде, так вы исключите риск забыть что-то важное и сможете лучше контролировать процесс исполнения.

Приступая к планированию, отбросьте все лишнее, тщательно продумайте список дел и упорядочьте их в соответствии с критерием важности. Соблюдайте чистоту не только на рабочем месте, но и в голове. Возьмите за правило ежедневно составлять план и неотступно ему следовать.

Приступая к планированию, отбросьте все лишнее, тщательно продумайте список дел и упорядочьте их в соответствии с критерием важности.

SMART-подход

Начните планирование с постановки целей. Учитывайте, что у каждой цели должны быть следующие качества:

1. Конкретность. Она должна быть определена в одной области, применительно к одному аспекту и отвечать на вопрос: что в итоге нужно достигнуть. При этом не должен нарушаться принцип: одна цель – один результат. Если цель подразумевает достижение нескольких результатов, ее необходимо разбить на несколько более узких.
2. Измеримость. В процессе постановки цели должны быть определены критерии, позволяющие установить прогресс выполнения, а также уровень или значение, по достижении которого можно считать ее выполненной. В случае качественного показателя должен быть определен эталон.
3. Достижимость. Она осуществляется с учетом имеющихся внутренних и внешних ресурсов и ограничений.
4. Актуальность. Каждая отдельная цель должна устанавливаться своевременно и соотноситься с глобальными стратегическими целями.
5. Ограниченность во времени. Для достижения каждой цели должны быть установлены конкретные сроки.

В соблюдении этих параметров состоит суть SMART-подхода.

Принцип Парето

После того как цели определены, необходимо расставить приоритеты. гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. В то время как оставшиеся 80% дают на выходе лишь 20%. Поэтому важно выделить 20% задач, выполнение которых даст максимальную отдачу.

Матрица Эйзенхауэра

Эйзенхауэром была предложена , позволяющая разделить список дел на 4 группы по важности и срочности:

• Для важных и несрочных задач целесообразно установить конкретное время и сроки выполнения.
• Неважные и срочные по возможности следует делегировать.
• Неважные и несрочные следует вычеркнуть.

Важные и срочные следует выполнять незамедлительно.

Метод АБВГД

Он распределяет дела по значимости на 5 категорий. Дела А1, А2, А3 наиболее приоритетны. Пока не выполнены они, к делам группы Б вы не приступаете. После завершения дел группы Б приходит очередь В. Группы Г и Д – это все, от чего можно отказаться. Если времени на них не остается, стоит перепоручить их подчиненным или полностью избавиться.

Закон Паркинсона

Согласно закону Паркинсона, на любую работу тратится столько времени, сколько вы на нее отвели. Чтобы не дать минутному делу затянуться на часы, определите средние затраты времени на выполнение каждого типового задания, используя хронометраж: на протяжении нескольких дней или недель записывайте с точностью до 5-10 минут, сколько времени у вас занимает та или иная работа. Учитывайте полученные результаты при планировании своего рабочего времени.

Другие принципы

Составив чересчур суровый план, вы рискуете загнать себя в угол, что чревато нереализованностью намеченных целей и излишним стрессом. Чтобы избежать этого, пользуйтесь рядом дополнительных хитростей:

1. Метод лягушки заключается в том, чтобы в самом начале выполнить самое неприятное дело («лягушку»): например, встретиться с «тяжелым» клиентом. Запланировав эту задачу на конец дня, вы существенно снизите эффективность всех прочих дел, поскольку будете находиться под гнетом ожидания и не сможете должным образом сосредоточиться на текущей работе.
2. учитывает особенности организма. Человек способен максимально концентрироваться на задаче в течение получаса, потом мозговая активность снижается. Поэтому каждые 25 минут работы необходимо предусматривать 5-минутный перерыв.
3. Метод швейцарского сыра хорош для задач важных, но несрочных. Если дело объемное, но постоянно откладывается в дальний ящик из-за того, что вы не знаете, с чего начать, разбейте его на части. Выполните часть работ, например, из середины – сделайте «дырку». На другой день запланируйте еще часть, и еще. Когда «дырок» станет слишком много, задача уже не будет представляться такой пугающей, и вы без труда с ней справитесь.

Запланировав самую сложную задачу на конец дня, вы существенно снизите эффективность всех прочих дел.

Все это поможет вам с легкостью следовать плану, не ощущая себя под давлением.

Управление временем в продажах

По словам гуру продаж Дэна Кеннеди, самый быстрый способ для профессионального продавца удвоить свои продажи – это удвоить количество времени, которое вы фактически тратите на продажи.

Тайм-менеджмент в продажах базируется на всех ключевых принципах этой технологии, но обладает и своей спецификой. Для расставления приоритетов используется матрица активностей продавца:

	Действия, которые от вас требует ваш работодатель (+)	Действия, которые от вас не требует ваш работодатель (-)
Имеет непосредственное отношение к продажам (+)	Высший приоритет (встречи с клиентами, телефонные звонки, предложения)	Бонусные действия Приоритет № 2 (бонусное обслуживание после совершения сделки, рекламные рассылки с новостями компании, поздравление клиентов с праздниками; посещение тренингов)
Не имеет непосредственного отношения к продажам (-)	Рутина Приоритет № 3 (планерки, отчеты, бумажная волокита)	Деньгодробилки (отмененные встречи, неисправности оргтехники, потерянные или испорченные документы)

Принцип Парето в продажах также приобретает иное звучание: 20% клиентов приносят 80% дохода, 80% клиентов – 20% дохода, чем также вызвана необходимость расставлять приоритеты. В первую очередь необходимо работать с постоянными и крупными клиентами, приносящими наибольшую прибыль компании, а от наименее прибыльных, но отнимающих непозволительно много времени лучше отказываться.

Уменьшить неопределенность, связанную с продолжительностью цикла сделки, поможет следование алгоритмам общения с клиентом. Так, например, для совершения сделки по телефону существует схема «часы продавца» (автор – Дмитрий Ланц), обычно изображаемая в виде циферблата. Она включает в себя 3 этапа:

• Установление контакта (приветствие, представление, смысл звонка, техника «зацеп»).
• Продажа (вопросы, активное слушание, предложение, обработка возражений).
• Закрытие сделки (закрытие сделки, обязательства, следующий звонок, прощание).

Эффективное использование менеджером своего времени во многом зависит от ряда решений руководства:

• Система оплаты труда.
• Перспективы роста как дополнительная мотивация.
• Структура отдела продаж и распределение обязанностей.
• Использование современных технологий и автоматизация части работ.
• Корпоративные стандарты.

И напоследок

В завершение следует отметить, что, помимо установления целей и распределения дел по времени, важным этапом процесса планирования является контроль их достижения. Именно контроль позволяет своевременно корректировать планы так, чтобы они не теряли своей эффективности.

Таким образом, тайм-менеджмент позволяет достичь максимальной производительности труда в рабочее время, преодолеть бесполезные затраты времени. Благодаря этому вы начнете делать только то, что в долгосрочной перспективе позволит построить карьеру и благотворно скажется на вашем бизнесе, а работа станет более систематизированной и плодотворной.

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.